Ya hace 4 años que escribí un artículo sobre el tema, que no ha dejado de tener feedbacks hasta hoy, no solo de Panamá sino de varios entusiastas de países de Latinoamérica. Ahora tengo algo mas que decir, mejor dicho, aportar sobre el tema: Una Hoja de Cálculo.
En aquella ocasión mostramos tablas de excel para los valores e hicimos consideraciones muy generales para llegar a un aproximado de cuanto cobrar. Viendo que aun el tema es debatido y hay muchos que cobran precios realmente locos, me ha tomado varias horas desarrollar una hoja de EXCEL que hace cálculos completos tomando en cuenta mas información, para arrojar un resultado mas exacto que ayudará a hacer relativamente sencillo esto que parece complejo, pero al ser extremadamente mecánico, puede hacerse una calculadora que sirva para casi todo tipo de fotógrafo, desde uno serio con empresa, oficina, estudio y mucho dinero invertido, hasta el que solo lo hace un par de días a la semanas o “Weekend Warrior”.
La hoja puede descargarla en este enlace sin ningún costo.
No obstante, esta hoja asume que se trata de un fotógrafo líder y que todos los trabajos se hacen para auxiliar el trabajo de este. O sea, la hoja no funciona correctamente si se trata de una empresa que tiene varios fotógrafos en trabajos paralelos con diferentes clientes a la vez.
Este cálculo te dará con certeza el PRECIO al trabajo que se hace para cumplir estos objetivos:
Sufragar los Costos directos de los trabajos (Personal contingente, traslados y otros)
Sufragar los Gastos fijos periódicos involucrados.
Financiar reemplazo de los Equipos y Activos que utilizas.
Obtener la Utilidad que planeas.
¡En ese orden! a falta de trabajos o precios por debajo de los calculados, se sufre en orden inverso, o sea primero pierdes utilidades, luego no habrá recursos para reemplazar equipo, después vienen los problemas para pagar los gastos y finalmente no habrá para pagar el costo de ir hacer el trabajo.
Estos cálculos nos llevarán a los precios que hay que cobrar para balancear el presupuesto cuya formula es simple:
Ingresos - Egresos = Utilidad
Esta hoja de calculo equilibra estos valores, Entonces, vamos a relatar paso a paso los datos que hay que colocar y donde.
Entonces debemos llenar la hoja de cálculo con:
Montos de los Activos, periodos de reemplazo y el precio que obtendremos de reventa
Montos de los Gastos Fijos, alquileres, servicios e insumos periódicos.
Salarios y Honorarios fijos mensuales
Precio por hora de Personal Contingente, asistentes u otros fotógrafos.
Definir Tiempos y Recursos de los Tipos de Servicios o Trabajos Típicos.
Definir la cantidad de cada uno de los Trabajos Típicos que PLANEAMOS hacer en el año
Definir la Utilidad Neta deseada.
Paso 1: Activos
¡Hay que hacer inventario!
Levanta la cantidad y valor de todos los equipos, accesorios y mobiliario que van a ser herramientas o servirán para realizar los trabajos involucrados. Hay que cuantificar los costos de adquisición y por experiencia el tiempo de vida útil de estos, valorando que porcentaje del precio original de venta podrían tener a la hora de reemplazarlo. La hoja hará el calculo de la amortización de estos gastos en el tiempo de vida útil, generando valores mensuales y anuales por renglón para poder sufragar estos, entre otros activos:
Cámaras
Lentes
Flashes
Accesorios Fotográficos
Computadoras
Programas de Computadora
Mobiliario
Tablet
Fondos de Estudio
Strobes y Luces Estudio
Accesorios, Modificadores
Aire Acondicionado
Accesorios de Oficina
Celular
Todos los renglones se pueden modificar, o borrar, los que están colocados son para fines instructivos.
Paso 2: Gastos Fijos.
Todos los servicios, alquileres, materiales e insumos que se usan regularmente, contabilizados por mes. La hoja hará cálculo de las anualidades de estos gastos. Se puede incluir estos servicios entre otros:
Alquiler Oficina/Estudio
Servicio de Internet
Plan Celular + Data
Electricidad
Publicidad en redes
Publicidad en medios impresos
Pagina Web
Reparaciones y Mantenimiento de Equipo
Programas de Computadora
Útiles de Oficina
Otros Insumos
Limpieza
Otros Materiales
Seguro del Equipo
Otros Seguros
Todos los renglones se pueden modificar, o borrar, los que están colocados son para fines instructivos.
Paso 3: Salarios
Incluir los puestos de trabajo permanentes que deben remunerarse con los ingresos. Incluya solo aquellos que reciben pago fijo regular. Se puede seleccionar que el pago es en condición de salarios que incluyen prestaciones o de servicios profesionales regulares (honorarios).
El fotógrafo dueño puede decidir si se incluye como asalariado o recibirá honorarios o también podría no incluirse de ninguna forma. El fotógrafo debe escoger como recibirá los ingresos producto de los trabajos realizados, lo que dependerá del nivel y manera que se generan gastos e ingresos.
Planilla: Si el patrono es una empresa, El fotógrafo dueño puede recibir salario del que se descuentan en Panamá, seguro social, seguro educativo y se hace retención del impuesto sobre la renta, si el monto supera B/.1,000.00 mensuales. El patrono, adicionalmente debe pagar las prestaciones laborales, En Panamá 13.75% del sueldo, XIII mes y vacaciones.
Honorarios: El negocio paga una cantidad fija mensual, sin ninguna retención. En este caso, el fotógrafo dueño deberá hacer por su cuenta la declaración personal de ingresos al final del periodo fiscal.
No se Incluye: El fotógrafo no recibe salarios ni honorarios, pero recibe las utilidades de la operación, lo que puede hacerse tanto como accionista de una empresa (Persona Jurídica) o como Persona Natural. En el primer caso debe crearse una compañía para recibir periódicamente los dividendos de esta (las ganancias) y en la segunda el fotógrafo simplemente retiene para si todos los ingresos, pero se deberá hacer declaración de rentas a fin de año, para determinar el impuesto a pagar, aproximadamente el 15% en Panamá.
También puede hacerse una combinación de estos métodos.
Paso 4: Personal Contingente
Todos los trabajos en la Hoja "Trabajos" poseen una distribución de cantidad y tiempo a utilizar de personal adicional al que se le pagan honorarios por cada trabajo. En esta sección de "Gastos" se define la rata por hora de este personal contingente. Seguido se hace una tabla automáticamente por horas (que puede modificarse). Las etiquetas de los tipos de este personal, también pueden modificarse, pero deben mantenerse en orden alfabético para que la hoja funcione correctamente.
Originalmente estas etiquetas las he colocado así: Asistente I, Asistente II, Asistente III y Fotógrafo.
Paso 5: Defina sus Servicios o Trabajos Típicos.
Este es un paso vital para determinar el tiempo que se dedica a cada uno de los servicios que vendes. Debes definir los tipos diferentes de servicios y darle un nombre. Puede ser que tengas servicios diferentes y mas complejos con variantes y paquetes. Pero recuerde que esto es un plan y nunca podemos saber lo que ocurrirá exactamente.
En esta hoja se pueden definir hasta 7 servicios típicos, lo que será la mayoría del trabajo a realizar. He definido 6 a manera de ejemplo, basados en mi experiencia, he creado tiempos para atender los mismos, pero esto se puede modificar. Ve
a la hoja "Trabajos" y defina:
Etiqueta o nombre del trabajo típico o servicio
Donde son las tomas fotográficas, en el estudio/oficina (IN) o en "exteriores"(OUT). En caso de no tener estudio propio todas las tomas son "OUT".
Marcar las horas haciendo fotos
Marcar las horas dedicadas a actividades relacionadas con las tomas de foto, como preparación de sesiones, edición y post-producción de las fotos.
El tiempo incluido para traslados.
cuidese de introducir en el formato hh:mm (horas ":" minutos)
La hoja calculará tiempos totales para cada uno de estos trabajos o servicios.
Luego deberá definir el Personal Contingente que le ayudará a realizar estos servicios, si fuera necesario, escogiendo cantidad y horas (use solamente formato decimal) que los necesitará. Puede colocar la cantidad que desee de cada uno o no colocar ninguno. Las etiquetas y costo por hora de este personal se definen en el paso 4 en la hoja "Finanzas".
Finalmente, debe colocar los costos adicionales (totalizados) derivados de cada servicio, como un alquiler de equipos o estudios, baterías o cualquier otro que se derive directamente de la actividad, si la hubiere. Puede modificar también el costo por hora de traslado.
Paso 6: Cantidad de Trabajos Planeada.
Ya hemos definido los trabajamos que hacemos. Ahora regresamos a a hoja "Finanzas" y toca planear cuántos se van a hacer en el año. Simplemente coloque el numero que usted cree se hará de cada uno en la hoja.
Paso 7. Definir la Ganancia Neta esperada.
Ahora toca decidir cuanto dinero se planifica obtener de utilidades. Simplemente coloque en la casilla el número.
Con el asunto de los impuestos la cosa se complica algo. En Panamá, se pagan impuestos de dos maneras como persona natural y como persona jurídica (empresa). Para la primera opción basta hacer una declaración personal que sume todos los ingresos y reste aquellos Costos directos que pueden imputarse al oficio. De este modo, se pagará un porcentaje de la "Utilidad" que es de 15% (así esta colocado). Para la segunda opción, empresa, se pueden descontar de los ingresos todos los gastos y costos de la operación se paga el 25% como impuesto de la renta y el accionista al recibir dividendos debe pagar el 10%.
Es importante elegir como se pagaran los impuestos, puede escogerse 3 opciones: Persona Natural, Persona Jurídica y No Incluir Impuestos.
La hoja hará el calculo para mantener la utilidad deseada, de modo que aumentará o disminuirá los precios necesarios para obtenerla.
Los valores de estos impuestos pueden variarse.
Finalmente.
La hoja de cálculo muestra automáticamente una serie de gráficos que dan una idea de como se distribuyen los gastos y costos; además, como se distribuyen los tiempos y fuentes de ingreso.
La hoja fotoPrice es una herramienta de cálculo que doy como referencia para ilustrar a los que no están familiarizados con estos cálculos de un estimado en los precios que se deben cobrar para lograr utilidades específicas. Espero les ayude a llegar al precio correcto de sus trabajos.
Hay una pequeña parte para cotizar en la parte inferior que utiliza el valor de la hora fotoPrice para calcular otros trabajos.
ADVERTENCIA: Esta es una hoja de cálculo con fines instructivos, no es una herramienta financiera de caracter fiscal o contable. CONSULTE CON UN CONTADOR PROFESIONAL para obtener asesoría financiera y fiscal autorizada. Luis Antonio Huerta Morales, creador de esta hoja de cálculo no es responsable de cualquier daño o pérdida causado por el uso de esta.